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Consejos para proteger tus documentos financieros y de impuestos

October 23, 2015 : H&R Block

Nuestros expertos de Tax Institute en H&R Block ofrecen algunos excelentes consejos sobre los registros de impuestos que se deben guardar y por cuánto tiempo. Sin embargo, el hecho de guardar esos documentos de tres a siete años —o indefinidamente— puede ser más fácil decirlo que hacerlo. Read in English.

Estas son algunas reglas sencillas que se deben seguir a la hora de guardar y proteger información confidencial.

Controla el correo.

¡Es simple! Si recibes documentos financieros por correo, asegúrate de revisar el buzón con frecuencia o todos los días. Esto es especialmente importante durante la temporada de impuestos cuando llegan por correo formularios como el W-2 o el 1099. Cuando sea posible, puede tener sentido inscribirse para recibir estados de cuenta electrónicos o facturas en línea.

Aprovecha las opciones de almacenamiento en línea seguras.

Muchas instituciones financieras ofrecen cuentas en línea que guardan el historial y los detalles de tu cuenta. Cerciórate de que todos los sitios financieros utilicen https://, lo cual indica que es un sitio seguro. H&R Block tiene MyBlock, un sistema de almacenamiento en línea donde nuestros clientes pueden llevar un registro de las declaraciones de años anteriores. También es un portal para administrar una tarjeta Emerald o una línea de crédito Emerald Advance.

El IRS tiene pautas publicadas para el almacenamiento electrónico de registros de impuestos. Todo sistema electrónico debe:

  • Ser seguro: debe garantizar la precisión, fiabilidad e integridad de los registros.
  • Tener la capacidad de producir copias impresas legibles.
  • Estar organizado o indexado de manera tal que el material se pueda localizar con facilidad.

Los registros se pueden comprimir o cifrar, siempre que esto no afecte tu capacidad para ubicar y proporcionar copias de los registros al IRS.

Implementa prácticas óptimas de seguridad.

Elige una contraseña que no se pueda adivinar con facilidad. Asegúrate de que tu computadora tenga todas las actualizaciones y parches de seguridad necesarios. Utiliza software antivirus. La lista es, literalmente, interminable, y aquí te ofrecemos una lista de las 10 prácticas informáticas principales de la Universidad de Santa Cruz. Si estás guardando copias impresas en papel, invierte en una caja fuerte para tu hogar o en una del banco. De esa manera, nadie más podrá acceder fácilmente a la información. 

Duplica, duplica, duplica.

No guardes tus documentos importantes en un solo lugar. ¿Qué sucedería si pierdes una unidad de disco externa o el CD? ¿Qué pasaría si el proveedor de almacenamiento en la nube desaparece? Lo mejor es tener una opción de respaldo. Recuerda revisar tu sistema de almacenamiento como mínimo una vez al año para asegurarte de que sigua en funcionamiento.

Desecha los documentos adecuadamente.

Cuando llegue la hora de deshacerte de documentos financieros o de impuestos, no los cortes por la mitad y los tires a la basura (yo misma puedo ser culpable de esto). Tritúralos y deséchalos adecuadamente para que a un delincuente le resulte muy difícil obtener información confidencial de ellos.

Kelley Long, miembro de la Comisión Nacional de Formación Financiera del Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados, utiliza una trituradora de “corte cruzado” y hace abono orgánico con los trozos de papel en su jardín: las lombrices comen contentas y la información se mantiene segura.

Si bien es difícil proteger tu información personal el 100 % de las veces, estas medidas simples te ayudarán mucho para asegurarte de que no estés exponiendo descuidadamente detalles personales a posibles ladrones.

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