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Durante cuánto tiempo deben conservarse los registros de los impuestos

April 7, 2016 : H&R Block

Si tu declaración de impuestos tiene algún nivel de complejidad, probablemente acumules una gran pila de documentación cada primavera. Hay Formularios W-2 y 1099, declaración de seguros de salud, documentos de tus préstamos hipotecarios y préstamos para estudiantes, o información proveniente de tu cuenta IRA u otras inversiones. Y además, desde luego, tienes la declaración de impuestos en sí misma. Es muchísima documentación acumulada.

Antes de pasar a los detalles específicos, te ofrecemos algunas reglas de oro que debes conocer.

  1. Es TU responsabilidad llevar un control de estos registros. Si utilizas un preparador de impuestos, no puedes confiar en dicho preparador para almacenar esta información durante ningún período de tiempo.
  2. La opción más segura es conservar todo, para siempre. Si no presentaste una declaración correspondiente a un año determinado, si se determinó que la declaración era fraudulenta o si surge algún otro incidente desafortunado, es posible que necesites estos documentos. La posibilidad es baja, por lo cual si te apegas a las siguientes pautas es probable que quedes cubierto. Sin embargo, si prefieres pecar por exceso de precaución, lo mejor es conservar todo.
  3. Puedes mantener copias electrónicas en lugar de copias en papel. El método de almacenamiento debe ser seguro, facilitar la recuperación de información específica y producir archivos legibles.

Qué cosas debes conservar para siempre (o prácticamente para siempre)

Los estados de cuenta anuales de corretaje, los comprobantes correspondientes a compras importantes y los comprobantes relacionados con mejoras fundamentales en tu vivienda deberían conservarse en forma indefinida. En algunos casos, puedes deshacerte de los comprobantes una vez transcurridos tres años después de la venta de la vivienda.

Qué cosas debes conservar durante siete años

Si presentaste una declaración de impuestos que incluyó una pérdida por títulos sin valor o la deducción de una deuda incobrable, conserva esa declaración de impuestos y todos los documentos de respaldo durante un mínimo de siete años.

Qué cosas debes conservar durante seis años

Si tuviste ingresos que no eran declarables en tu declaración y fueron superiores al 25% de los ingresos brutos indicados en tu declaración, conserva la declaración y todos los documentos financieros relacionados durante un mínimo de seis años.

Qué cosas debes conservar durante cuatro años

Todos los registros relacionados con impuestos sobre el empleo (ya sean impuestos retenidos o impuestos pagados en nombre de tus empleados) deben conservarse durante un mínimo de cuatro años después de la fecha en la que venza o se pague la declaración, lo que sea posterior.

Qué cosas debes conservar durante tres años

Todos los registros de impuestos, lo que incluye la declaración de impuestos misma y todo documento que respalde algo que se indique en la declaración.

La pauta del IRS estipula que estos registros deben conservarse hasta que finalice el período durante el cual aún puedes enmendar esa declaración o el IRS podría cobrarte más impuestos. Para la mayoría de los contribuyentes, esto significa al menos tres años después de la fecha de presentación de la declaración, o dos años desde la fecha de pago del impuesto de esa declaración, lo que sea posterior.

Por eso, aunque puede resultar tentador arrojar a la basura todos esos papeles después de presentar una declaración, es necesario conservarlos como mínimo durante algunos años. Sin embargo, no tienes la obligación de almacenar las copias físicas. Puedes leer más información sobre opciones de almacenamiento electrónico y maneras de proteger tus documentos impositivos.

¿Quieres saber durante cuánto tiempo debes conservar otros documentos financieros no relacionados con tu declaración de impuestos? Aquí te ofrecemos algunas pautas para aplicar mientras te organizas esta primavera.

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